Den pågående investeringen och underhållet av CRM gav slutligen företaget idén att utforska CRM-marknaden. ”Med ett egenutvecklat CRM-system måste du själv göra ändringar för varje process. Slutligen byggde du ett ganska komplext system med höga underhållskostnader”, förklarar Wim De Saegher, som var ansvarig för IT-strategin för CRM-projektet. ”Dessutom är integrationsmöjligheterna också begränsade, medan våra kontoansvariga behöver fler möjligheter att utföra sitt jobb optimalt”, tillägger Tom Van Britsom, som är ansvarig för den kommersiella sidan.
Det är definitivt en väl genomtänkt strategi för att byta från sitt eget system efter 20 år till ett externt system. ”Å ena sidan finns stödet som måste skapas med ledningen, men också inom IT-avdelningen. Och å andra sidan var vi tvungna att tänka noga på vad vi letade efter och förväntade oss från ett CRM-system”, förklarar Tom. ”Vi visste fördelarna med att ”bygga”, men vilka är fördelarna med ett ”köp” och ännu viktigare, vilka är fördelarna med att köpa och vilka är nackdelarna? ”
I ett möte med chefer, affärskonsulter, kontoansvariga, utfördes den intensiva övningen av att analysera för- och nackdelar. Behoven var följande: Användarvänlighet, en webbapplikation, helst mobil, ett solitt säljverktyg för att stödja kontoansvariga, och viktigast av allt, en flexibel och snabb lösning. Klara kriterier med vilka Vanbreda kunde analysera CRM-marknaden.
”Mötet skedde i januari, de första presentationen av Efficy i mars och vi fattade vårt beslut i maj/juni”, säger Wim. ”Projektet kunde starta i september och vi kunde ts ytterligare ett kliv snabbt tack vare tillgång till Efficys kontoansvariga.