Binnen Vanbreda Risk & Benefits wordt de software die zelf ontwikkeld kan worden, in eigen beheer genomen. Dit was ook de situatie voor de CRM-oplossing. De afgelopen 20 jaar werd deze tool in eigen beheer gebouwd en onderhouden.
De continue investering en onderhoud van het CRM wakkerde het idee aan om toch eens de CRM-markt te verkennen. ‘Bij een zelf ontwikkeld CRM-systeem moet je bij ieder nieuw proces zelf de wijzigingen doorvoeren. Op een gegeven moment heb je een dusdanig complex systeem gebouwd met hoge onderhoudskosten’, zegt Wim De Saegher, verantwoordelijk binnen het CRM-project voor de IT-benadering. ‘Daarnaast zijn de integratiemogelijkheden ook beperkt, terwijl onze accountmanagers wel behoefte hebben aan meer mogelijkheden om hun werk optimaal te doen’, vult Tom Van Britsom, die verantwoordelijk is voor de business kant, aan.
Om na 20 jaar een eigen systeem te verlaten voor mogelijk een extern systeem, vraagt om een doordachte strategie. ‘Enerzijds heb je het draagvlak dat gecreëerd moet worden bij het management, maar ook binnen de IT-afdeling, anderzijds moesten we ook goed nadenken wat we precies zochten en verwachtten van een CRM-systeem’, aldus Tom. ‘We kenden de voordelen van de ‘build’, maar wat zijn de voordelen van een buy, en vooral: wat zijn de nadelen’.
Tijdens een off-site met directors, business consultants, accountmanagers, werd de intensieve oefening gemaakt. Gebruiksvriendelijkheid, een web-toepassing, liefst mobiele mogelijkheid, een sterke salestool voor de ondersteuning van de accountmanagers en vooral flexibel en vlot. Duidelijke criteria waarmee Vanbreda de CRM-markt is opgegaan.
‘Eigenlijk is het vrij snel gegaan, de off-site vond plaats in januari, de eerste presentaties van Efficy in maar ten in mei/juni hebben we beslist’, kijkt Wim tevreden terug. ‘Het project kon al starten in september, mede dankzij de bereikbaarheid van de Efficy accountmanager hebben we snel kunnen schakelen’.