De regio Île-de-France optimaliseert haar burgerrelaties dankzij het CRM

De Regio is actief op de meeste gebieden die het dagelijkse leven van de 12 miljoen inwoners van de regio Ile-de-France beïnvloeden: vervoer, scholen, leercontracten, economische ontwikkeling, milieu, enz.

Om over een uniek burgergeheugen te beschikken en gerichte marketingcampagnes te beheren, heeft de regio Ile-de-France de oplossing E-Deal CRM by Efficy aangeschaft.

De burger, een klant van de openbare dienst

In 2016 heeft het Gewest een audit uitgevoerd om een beter inzicht te krijgen in de verwachtingen van zijn burgers. Een van de belangrijkste lessen was: “Burgers willen zichzelf niet langer als gebruikers van overheidsdiensten beschouwen, maar als klanten”. Het was dan ook duidelijk dat zij in het hart van het systeem moesten worden geïntegreerd, vandaar de wens om een Citizen Relationship Management (CRM)-oplossing aan te schaffen. Na de kennisgeving van het contract, en dus sinds 2019, doet het Gewest een beroep op een fijn team van partners:

  • de uitgever Efficy,
  • integrator Umanis,
  • het datahostingbedrijf Hisi,
  • en de Dolist e-mail oplossing.

Hierdoor kan het Gewest :

Uniformering van de databanken (personen, bedrijven, verenigingen, plaatselijke overheden, enz.)
Beschik over een tool voor het beheer van marketingcampagnes

Achteraf gezien, na dit eerste gebruiksjaar, zijn wij overtuigd van de flexibiliteit van de oplossing en van het partnerschap tussen uitgever en integrator.
Stéphanie Charpy
CRM project manager, Région Ile-de-France

Belangrijke informatie

  • picto

    Eén enkele bewaarplaats voor burgers

  • picto

    200 gebruikers in de regio

  • picto

    30-70% e-mail open rate

CRM als unieke bewaarplaats voor de burger

De homogenisering van de databanken was een grote uitdaging voor het Gewest omdat de contacten tot dan toe in verschillende Excel-bestanden stonden. Voortaan worden alle contacten dankzij CRM in één enkele software verzameld.

De zoekfunctie maakt het mogelijk elk contact in de CRM-database te vinden. Voor een juridische entiteit worden alle administratieve gegevens vermeld. En voor een natuurlijke persoon kan men gemakkelijk alle gegevens vinden die hem betreffen en waarmee hij heeft ingestemd om ze met het Gewest te delen.

“De invoering van het CRM maakt de standaardisatie van gegevens en processen mogelijk, evenals een betere communicatie”, aldus Stéphanie Charpy, CRM-projectmanager bij de regio Ile-de-France.

Een collaboratief hulpmiddel voor agenten

Kruisverwijzingen van gegevens maken een gemakkelijke en snelle analyse van bepaalde informatie mogelijk. De gemachtigden van het Gewest kunnen bijvoorbeeld alle regelingen raadplegen waarvoor een onderneming in aanmerking is gekomen of in aanmerking kan komen. “Dat is waar het interessant is, omdat het de regelingen naar voren brengt die worden aangeboden door verschillende afdelingen en divisies die zich er misschien niet van bewust waren dat dit bedrijf in contact stond met drie verschillende divisies,” legt Stéphanie Charpy uit.

De oplossing E-Deal CRM by Efficy is een unieke databank voor de burgers en zorgt voor meer transparantie voor de burgers over de gegevens van het Gewest, met name in het kader van de RGPD.

Magali Midelet, projectmanager bij de IT-afdeling, vat samen: “Het bespaart tijd, vereenvoudigt en maakt de werkwijze van de agenten vloeiender.

 

Gerichte marketingcampagnes

Het eerste evenement dat met CRM werd beheerd, was de COP 2020, en het was een groot succes.

Het beheer van de deelnemers werd volledig ondersteund door de oplossing, die een nauwkeurige opvolging van de registraties (e-mails, formulieren, validaties, enz.) en de automatische verzending van toegangsbadges mogelijk maakte. E-Deal CRM van Efficy, gekoppeld aan Dolist, stelt ons in staat om geharmoniseerde e-mailings te versturen om beter te communiceren met de mensen van de regio Ile-de-France over de concrete acties van de regio.

Een paradepaardje voor de regio

“CRM maakt niet echt deel uit van de routine van de overheidsdienst, dus moesten we de voordelen uitleggen, de werknemers erbij betrekken en hen helpen vooruit te plannen”, legt Stéphanie Charpy uit.

Met de steun van Umanis, de integrator-partner van Efficy, werd het veranderingsbeheer geleidelijk aan uitgevoerd door bijvoorbeeld de stem van het beroep in elke opleidingssessie te brengen.

De resultaten

  • Een unieke database die door alle CRM-gebruikers wordt gedeeld.
  • Betere samenwerking tussen afdelingen dankzij CRM.
  • Efficiëntere e-mailingcampagnes dankzij een betere kennis van de burgers.

Vandaag werkt het Gewest aan de volgende stappen om het CRM verder te ontwikkelen en het dichter bij de dagelijkse problemen te brengen.

Andere soortgelijke referenties

Onze andere referenties

13.500 klanten en meer dan 330.000 gebruikers maken gebruik van de oplossingen van de Efficy Group.