Paranna yrityksesi viestintästrategia

Uusi vuosi tarkoittaa uusia ja parempia liiketoimintastrategioita, jotka turvaavat perintösi asiakkaillesi. Mutta et voi saavuttaa tätä sankaritekoa osallistamatta asiakkaita. Olemme laatineet tämän oppaan auttaaksemme terävöittämään yrityksesi viestintästrategia.

Uuden vuoden tohina ruokkii tavallisesti uutta kunnianhimoa hurrata viime vuoden saavutuksille – niille pienille ja suurille harppauksille, jotka saavat kunniakkaasti aikaan tyytyväisiä asiakkaita, tuottavia työntekijöitä ja uskottavan perinnön! Onneksi vuosi on vielä alussa ja voit takoa, kun rauta on vielä… kuumaa!

Yrityksen viestintästrategian tuttu vanha juttu on löytänyt tiensä asiakkuudenhallintaan, eikä se ole pelkkää sattumaa. Itse asiassa tehokas CRM-strategia perustuu suurelta osin yrityksen viestintästrategiaan. Ajattele sitä uudistuksena, joka helpottaa sisäistä vaikutuslähtöistä yhteistyötä tiimien välillä. Sisäinen harmonia johtaa epäilemättä laadukkaaseen asiakasviestintään, jota tarvitset markkinoinnissa, myynnissä ja asiakaspalvelussa.

BIA/Kelseyn tutkimuksen mukaan yli 50 % yritysten liikevaihdosta tulee palaavien asiakkaiden uusostoista. On siis elintärkeää, että yritysten omistajat eivät keskity pelkästään uusien asiakkaiden hankkimiseen vaan panostavat voimakkaasti myös asiakkaiden sitouttamiseen.

Tämä puolestaan herättää kysymyksen: ”Miten voin tehdä potentiaalisista asiakkaista palaavia asiakkaita ja rakentaa asiakasuskollisuutta?” Vastaus voi löytyä jostain niinkin arkipäiväisestä kuin sen varmistamisesta, että kommunikaatiosi on organisoitua ja oikea-aikaista.

Miten viestintä voi virrata saumattomasti organisaatiossasi ja sen ulkopuolella, jos selkeää prosessia ei ole? Mitä sanot, kenelle ja milloin? Tässä kohdassa viestintästrategia tulee mukaan kuvioihin.

Mutta ennen kuin ryhdyt miettimään yrityksen yritysviestintä ”miksi” ja ”miten” -puolia, sinun on ensin avattava ”mitä”-kysymystä tarkemmin.

Mikä on viestintästrategia tarkoitus?

Yksinkertaistettuna yritysviestintä on tapa, jolla yritys on vuorovaikutuksessa sisäisen ja ulkoisen yleisönsä kanssa. Yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella viestinnällä pyritään kuromaan umpeen kuilua johdon ja työntekijöiden sekä yrityksen ja yleisön välillä.

Voit ajatella sitä yrityksen minkä tahansa innovaation rakennuspalikkana. Tehokas viestintä on itse asiassa jokaisen markkinointiponnistelun ytimessä. Ilman sitä tehtävien kohdistaminen voi epäonnistua ja organisaatiosi ajautuu hullunmyllyyn.

Se voi olla myös vankilasta poistumiskortti brändisi maineen hallinnassa. Armottomalla digitaalisella aikakaudella, jossa yllätykset eivät ole mikään mahdottomuus, yrityksesi viestintästrategia voi auttaa hallitsemaan uhkaavia kriisejä.

Yritysviestintää on yrityksen sisällä (sisäinen yritysviestintä) ja ulkopuolella (ulkoinen yritysviestintä)

Yrityksen sisäinen ja ulkoinen viestintä

Ennen kuin alat työstää viestintästrategiaasi, sinun on ensin selvitettävä, mitä näistä yleisöistä on laiminlyöty eniten.

Yrityksen sisäinen viestintä

Sisäisellä yritysviestinnällä pyritään räätälöimään kunkin osaston toimintaa niin, että ne ovat yhteisen tavoitteen mukaiset. Kyseessä voi olla tavoite tietylle vuosineljännekselle tai yrityksen toiminta-ajatus kokonaisuudessaan.

Viestintästrategia sisäisen viestinnän kohdeyleisöä ovat johto, työntekijät ja sidosryhmät.

Yrityksen ulkoinen viestintä

Toisaalta yrityksen ulkoinen viestintä on tapa, jolla yritys esittelee itsensä julkisesti (potentiaalisille asiakkaille ja valtion virastoille).

Kunnollisen yritysviestintäsuunnitelman avulla voit viestiä tehokkaasti sen, mikä saa brändisi hyppäämään esiin muiden brändien joukosta, miksi arvostat asiakkaitasi ja miksi heidän pitäisi pysyä asiakkaanasi.

Yritysviestintä voi kulkea eri kanavien kautta, kuten:

• Visuaalinen: mainokset, videomyyntikirjeet.
• Suullinen: puhelinkeskustelut.
• Kirjallinen: uutiskirjeet, tekstiviestit ja sosiaalisen median mainokset.

Vahvan brändi-identiteetin ja yrityksen kestävän uskottavuuden rakentaminen edellyttää, että yrityksen sisäisen ja ulkoisen viestinnän visiot kumpuavat samasta totuuden lähteestä, joka välittyy kohdeyleisölle, medialle, työntekijöille ja muille sidosryhmille.

Ulkoisessa viestinnässä kerrot yrityksesi mission ja tavoitteet, kun taas sisäisessä viestinnässä pohdit, miten eri osastot edistävät näiden tavoitteiden saavuttamista yritykselle.

Miksi viestintästrategia on tärkeä yritykselle?

Yrityksellä voi olla loistava visio, intohimoisia työntekijöitä ja se voi jopa panostaa yritysviestintään. Silti ilman strategiaa sinulla on vain ”arkipäivän työkiireitä”, jotka eivät tuota konkreettisia tuloksia.

Yrityksesi viestintästrategian tulisi palvella kahta tehtävää: ensinnäkin yhdistää sisäisen tiimisi ponnistelut yhtenäiseksi asiakaslähtöiseksi yksiköksi ja toisaalta toimia yritysviestinnän luottokanavana asiakkaillesi.

Jos sinulla ei vielä ole viestintästrategiaa, tämän vuoksi sen pitäisi olla yrityksesi ensisijainen asia:

Yritysidentiteetin luominen

Yllä oleva käsite on vain hieno tapa sanoa tuotemerkin tunnettuus. Kannattava yritysviestintä lisää brändisi tunnettuutta sekä verkossa että reaalielämässä. Sen seurauksena on helpompi rakentaa ainutlaatuinen brändi-identiteetti, johon potentiaaliset asiakkaat voivat samaistua.

Uskottavuuden vahvistaminen

Luuletko, ettet tarvitse katu-uskottavuutta Wall Streetillä? Mieti uudestaan. Yrityksesi maine eli toisin sanoen brändin uskottavuus, on lopulta se syy, miksi asiakkaasi palaavat aina takaisin.

Tehokas viestintästrategia on sellainen, joka sisällyttää asiakaskuntasi ja jopa suuren yleisön – niin heistä tulee osa prosessiasi. Useimmat ihmiset sijoittavat vain yrityksiin, joihin he luottavat.

Vältä väärinkäsityksiä

Mitä tapahtuu ilman kunnollista yritysviestintästrategiaa? Voit olla varma, että siitä seuraa väärinkäsityksiä!

Selkeän yritysviestintästrategian avulla viestin, kanavien ja julkaisuajan/-tiheyden selvittäminen on hyvin helppoa.

Kuinka parantaa yrityksesi viestintästrategiaa

Jos olet lukenut tähän asti, etsit todennäköisesti uusia ja jännittäviä tapoja parantaa viestintästrategiaasi

Ei hätää, autamme sinua kehittämään idioottivarman yritysviestintästrategian ja siitä eteenpäin. Mutta tee ensin näin:

Arvioi tilanne

On aika kurkistaa ulos omasta kuplasta ja nähdä iso kuva. Ensinnäkin viestintästrategiasi on vastattava lyhyen ja pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteitasi. Tässä vaiheessa sinun täytyy kysyä itseltäsi kysymyksiä, kuten:

• Miksi yrityksemme tarvitsee viestintästrategiaa?
• Mitä strategioita käytettiin aiemmin yrityksen viestinnässä?
• Kenen puolelta järjestelmä epäonnistui – työntekijöiden vai potentiaalisten asiakkaiden?
• Miten parempi yritysviestintästrategia voisi auttaa meitä saavuttamaan tavoitteemme ennätysajassa?

Olet tehnyt jo puolet kaikesta työstä, kun saat selvitettyä, mitkä osa-alueet aiemmassa yritysviestinnässäsi kaipaavat parannusta. Koska rehellisyyden nimissä – on eri asia tietää ongelman olemassaolosta kuin tunnistaa, mikä se on.

Ota oppia isoilta tekijöiltä

Monet yritykset haluavat löytää oman tiensä ainutlaatuisen viestintästrategian toteuttamisessa. Vaikka se on hyvä tavoite, joskus kannattaa matkia muita yrityksiä, joiden loistavista yritysviestintäjärjestelmistä voi oppia, mikä toimii ja mikä ei.

Kannattaa kuitenkin huomata, että jokaisen menestyksekkään yrityksen käyttämä yritysviestintä on yksilöllisesti räätälöity heidän yleisölleen. Joten tutki heidän strategiaansa ja muokkaa sitä omaasi sopivaksi.

Pyörittele numeroita

Etanapostin ajoista aina nykypäivän digitaaliseen maailmaan, tilastot ovat olleet olennainen osa jokaisen viestintätoimenpiteen onnistumisasteen ymmärtämistä. Sinun ei tarvitse edes käydä läpi paperikasoja tai piirtää Venn-diagrammeja päästäksesi käsiksi numeroihin. Analyyttiset työkalut apuun!

Kaikkien yritysviestintään liittyvien tilastojen tutkiminen (mukaan lukien työntekijöiden käyttämät viestintäkanavat, asiakkaiden vastaustiheys, sähköpostien palautusprosentti ja jopa yleiset reaktiot sosiaalisessa mediassa) auttaa sinua uuden viestintästrategiasi laatimisen kanssa.

Kuten tiedämme, tilastot eivät valehtele. Numerot opastavat sinua jäsentämään paremmin viestisi sävyä, muotoa, ajoitusta ja julkaisutiheyttä. Kaiken tämän tuloksena saat paremman yrityksen viestintästrategian.

Tehokkaat työkalut (vinkki: Kokeile Efficyä – luotettavin CRM-työkalu)

Gartnerin vuonna 2001 tehdyn tutkimuksen mukaan 50 % kaikista valmiista CRM-järjestelmistä toimi huonosti. Tämä raportti esitti, että asiakkuudenhallinnan taktiikat riippuivat teknologiasta eikä päinvastoin.

Kahdeksassa vuodessa ei ole tapahtunut juurikaan muutosta, sillä Forresterin vuonna 2009 tekemä tutkimus paljasti, että 47 % CRM-järjestelmistä ei edelleenkään täytä suunniteltuja tavoitteitaan. Lopulta kolme pääasiallista aluetta todettiin olennaisiksi tekijöiksi vahvemmille CRM-järjestelmille. Ne ovat:

• Sellaisten järjestelmien poistaminen, jotka epäonnistuvat poikkeuksellisen asiakasvuorovaikutuksen toteuttamisessa.
• Huomion kiinnittäminen teknologisiin innovaatioihin, joiden toiminnan keskiössä on ihmisten välinen vuorovaikutus.
• Älylaitteiden ja sosiaalisen median käyttö kuluttajien personointistrategian toteuttamisessa.

Selkeä ja oikea-aikainen asiakasviestintä on oleellista tehokkalle asiakkuudenhallinnalle. Tästä voimme päätellä, että yritykset, jotka eivät personoi asiakasvuorovaikutustaan, tulevat kamppailemaan pitääkseen asiakkaansa ja houkutellakseen uusia asiakkaita. Tämän seurauksena CRM-järjestelmäsi on tarjottava 360 asteen asiakasnäkymä luotettavan tietokannan avulla, jotta yritysviestintää voidaan toteuttaa onnistuneesti ja saavuttaa sen seurauksena luotettava maine pitkällä aikavälillä.

Viestinnän hallinta yrityksen ja sen eri asiakasdemografioiden välillä oli aikoinaan pelottava ajatus. Ei enää. Tavallinen CRM-alusta on paikka, jossa kaikki yrityksen viestintästrategiat kokoontuvat.

Ominaisuuksilla, kuten keskitetyllä viestinnällä ja luotettavaan asiakastietokantaan perustuvan tiedon oikea-aikaisella jakamisella, Efficy nostaa brändisi uskottavuuden nollasta sataan hyvin nopeasti!

Se on yksinkertaista. Efficyn avulla voit rakentaa luotettavan asiakastietokannan, käsitellä huolenaiheita/valituksia ja jakaa tietoa yhden helppokäyttöisen alustan kautta. Ja jos toimit markkinoinnin parissa, tiedät kuinka hyvin personoitu ja kohdennettu viestintä toimii!

Yhteenveto

Yrityksesi viestintästrategian parantamiseksi ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa prosessia. Terävöittääksesi yrityksesi viestintää sinun täytyy iteroida – testata, testata, testata ja soveltaa näistä testeistä saatuja havaintoja kokonaisvaltaisen strategian luomiseksi.

Loistava CRM-työkalu/-alusta ei pelkästään mahdollista ihanteellisen asiakkaan helpon tunnistamisen ja kohdentamisen, vaan se toimii myös viestintästrategiana itsessään. Sen tiedonhallintatyökalun avulla, joka sisältää laajan tietokannan asiakkaistasi, on helppo käsitellä valituksia, keskittää viestintää ja vahvistaa asiakassuhteita kaikissa vuorovaikutustilanteissa!

Näin Efficy auttaa tuhansia yritysten omistajia maailmanlaajuisesti. Mikset varaisi esittelyä tänään ja katsoisi itse?

Lue lisää:

Applen uusi tietosuojapäivitys pureskeltavana
Business management aloittelijoille
Digitalisaation voittokulku: miten henkilöstöhallinto pysyy kehityksen vauhdissa
Mitä on asiakassegmentointi ja miten se tehdään oikein