Verkkolomakkeiden rajaus ja määritys riippuvat julkaisevan osaston (myynti, markkinointi, asiakaspalvelu) tarpeista ja toiveista. Osasto määrittää sisällön sekä tietojen käsittelyyn sovellettavat säännöt. Versiovaihtoehtojen ja lomake-elementtien käännösten ansiosta verkkolomakkeista voi tehdä myös monikielisiä.
Verkkolomakkeet on yhdistetty suoraan CRM-tietokantaan. Esimerkiksi kun sivuston vierailija lähettää verkkolomakkeen, tiedot tallennetaan ja niitä voi käyttää CRM-tietokannassa välittömästi. Tämän ansiosta tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen verkkosivuston tietokannasta tai sähköpostista, mikä lisää tuottavuutta ja samalla reagointikykyä.
Verkkolomakkeiden käytön yhteydessä syntyy turvallisuuskysymyksiä sekä teknisessä mielessä (esim. robotit, injektiot, roskaposti) että liiketoiminnan kannalta (esim. luotettavuus, kaksoiskappaleet). Tästä syystä verkkolomakkeiden ylläpitäjä voi käyttää kaikkia tietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyviä ominaisuuksia:
- Pakolliset kentät
- Työkaluvihjeet
- Ohjeviestit
- Virheviestit
- Liitteiden tarkistus
- Captcha
- Roskapostin torjunta