Kokoa ja jaa tietoa
Tietokanta on osaamisen ja tiedon jakamisen yhteistyöväline.
Se on suunniteltu kokoamaan tietoa ja resursseja varmistaen samalla tietojen laadun, sekä takaamaan tietojen säilyvyyden ja ajantasaisuuden.
Tietokanta – työkalu tiedon järjestämiseen
Tietokanta tarjoaa useita perusominaisuuksia, jotka on suunniteltu käyttäjäystävällisiksi:
- tietosivujen laatiminen ja seuranta
- aiheiden ja aliaiheiden mukaan järjestetyt tietosivut
- linkit liitettyihin tiedostoihin (esim. PDF-tiedostoihin)
- linkit vakio- ja malliasiakirjoihin tai -sähköposteihin
Tiedot klikkauksen päässä
Tietokannan artikkeleita voi käyttää milloin tahansa erillisen, moniehtoisen hakukoneen ansiosta. Siihen sisältyy avainsanat kysymyksissä ja vastauksissa sekä haku julkaisupäivän, luokan, tekijän, osaston, koko tekstin ja julkaisun tilan mukaan.
Käyttäjät voivat myös etsiä vastauksia luokkien puunäkymässä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, käyttäjät voivat tarkastella haluamaansa artikkelia milloin tahansa ja lisätä sen kärryynsä käytettäväksi myöhemmin asiakassuhteessa.
Tietokannan hallinta yhteistyönä
CRM-tietokanta hyödyntää käyttökokemuksia ja tarjoaa oman kentän kommenteille tietosivuissaan. Kommentin tai palautteen päiväys ja tekijä kirjataan aina.
Näitä elementtejä voidaan sitten käyttää hakuehtoina.
Tietosivun tekijä voi arkistoida palautteen, luokitella sen, merkitä sen avainsanoilla sekä määrittää vanhentumispäivän, yhden tai useamman kielen ja kohdeyleisön.
Avoin tietokanta
Tietokanta voidaan yhdistää ulkoiseen tietokantaan. Ulkoinen ylläpitäjä voi käyttää ulkoisia tietosivuja tietokannan täydentämiseksi ja muokata niitä tarvittaessa. Vastaavasti tietokannan tietosivut voidaan julkaista ulkoisissa resursseissa, jotka ovat julkisia.
Yritys voi harkita niiden asettamista suoraan saataville verkkosivustolla esimerkiksi RSS-syötteen kautta.
Tietokanta voi helpottaa toistuvien kysymysten hallintaa omatoimisen alustan avulla ja rajoittaa näin asiakaspalvelijoiden hoidettavia, alhaisen lisäarvon tehtäviä.