Tapahtumanhallinta on dynaaminen prosessi, johon kuuluu johtamis- ja projektinhallintataitojen soveltamista erilaisten tapahtumien luomiseen, suunnitteluun ja hallintaan. Termiä voidaan soveltaa sekä liike- että vapaa-ajan tapahtumiin.
Hyvään tapahtumanhallintaan kuuluu erilaisia teknisiä ja luovia taitoja, ja sillä voidaan aikaansaada pitkäkestoinen positiivinen vaikutus liiketoimintaan. Tässä artikkelissa käydään läpi tehokkaan tapahtumanhallinnan tekijöitä, tapahtumanhallinnan tärkeyttä sekä teknologian roolia auttajana.
Tapahtumapäällikön rooli
Kaikkien tapahtumien perimmäisenä tarkoituksena on koota yhteen ihmisiä, joilla on yhteisiä intressejä.
Kunkin tapahtuman tarkemmat tavoitteet riippuvat tietysti siitä, kuka tapahtuman järjestää, keitä siihen osallistuu ja mikä on tapahtumapaikkana.
Yritystapahtumia voidaan järjestää esimerkiksi bränditietoisuuden lisäämiseksi, uuden tuotteen julkaisun merkiksi tai verkostoitumisen tai hyväntekeväisyyden nimissä. Toisaalta taas joidenkin tapahtumien tärkeimpänä tavoitteena voi olla jonkin saavutuksen juhlistaminen, hauskanpito ja toisten seurasta nauttiminen.
Tapahtumapäällikkö pitää tiiviisti yhteyttä esimerkiksi tapahtumapaikan omistajiin, tekniseen henkilökuntaan, ohjelmatuottajiin ja catering-palveluun tapahtuman tavoitteiden täyttymiseksi. Tapahtumapäällikön päävastuita ovat sopivan tapahtumapaikan löytäminen, budjetista huolehtiminen ja logistiikan järjestäminen.
Digiaika on muuttanut tapahtuma-alaa huomattavasti, ja nykyään ihmisiä houkutellaankin osallistumaan esimerkiksi mobiilisovelluksen tai etäosallistumismahdollisuuden avulla.
Miksi tapahtumanhallinta on tärkeää?
Tapahtuman onnistuminen voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen maineeseen ja asiakaskuntaan. Tapahtumanhallinnan parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen ja tapahtuman sujuvuuden varmistaminen on erityisen tärkeää, jos mukana on sponsoreita; onhan silloin kyseessä myös sponsoroivan yrityksen maine.
Seuraavassa käydään läpi hyötyjä, joita hyvin sujunut tapahtuma voi tuoda yritykselle.
Kasvun lisääminen
Hyvin järjestetty ja mukaansatempaava tapahtuma voi lisätä yrityksen näkyvyyttä ja bränditietoisuutta. Se voi myös johtaa uusiin sopimuksiin ja B2B-suhteisiin ja laajentaa asiakaskuntaa. Kaikki tämä voi lisätä myyntiä ja nopeuttaa yrityksen kasvua.
Maineen kasvattaminen
Asiakkaat ja muut yritykset arvostavat yrityksiä, jotka järjestävät hyödyllisiä ja kiinnostavia tapahtumia. Maineen kohentuminen usein lisää liiketoimintaa ja parantaa myyntiä ja asiakasuskollisuutta.
Ajan ja rahan säästäminen
Hyvin järjestetty tapahtuma houkuttelee paikalle laadukkaita liidejä ja asiakkaita ja voi näin vastata usean myyjän työpanosta. Näin myyntitiimi saa lisää aikaa keskittyä jatkomyyntiin ja sopimusten varmistamiseen.
Onnistunut tapahtumanhallinta
Ennen tapahtumapäivää tapahtumapäällikön on laadittava tapahtumanhallintasuunnitelma (Event Management Plan, EMP). Siinä kuvataan yksityiskohtaisesti sidosryhmät ja tapahtuman tavoitteet, kerrotaan miten tavoitteet saavutetaan ja määritetään tapahtumaan negatiivisesti vaikuttavat tekijät.
Tapahtumapäällikkö tekee tarvittavan tutkimuksen ja kerää tarvittavat tiedot sidosryhmiltä ja mahdollisilta osallistujilta. Tapahtumapäällikön ja sidosryhmien pitää sopia kokonaisbudjetista, mahdollisista tapahtumapaikoista, sponsorisopimuksista, tapahtuman teemoista ja markkinoinnista.
Koko tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen ajan tapahtumapäällikkö hoitaa seuraavat asiat:
- kutsujen kohdistaminen ja lähettäminen
- osallistujien ilmoittautumisten seuranta
- EMP:n ja muiden asiakirjojen täyttäminen
- budjetin seuranta
- tapahtuman ROI:n laskeminen
- markkinoinnin ja mainonnan johtaminen
- riskien hallinta
- terveys- ja turvallisuusvaatimusten ja muiden säädösten noudattaminen
- tapahtuman onnistumisen seuranta.
Tapahtumanhallintaohjelmistot
Tapahtumapäällikön on hoidettava valtavasti erilaisia asioita, jotta tapahtuma voisi onnistua. Onneksi nykyään on saatavilla tehokkaita ohjelmistoja monien tehtävien automatisoimiseksi, mikä antaa tapahtumapäällikölle aikaa keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.
Tapahtumanhallintaohjelmistot toimitetaan yleensä Software as a Service (SaaS) -tuotteena, jonka avulla voidaan automatisoida tiettyjä tehtäviä ja valvoa tapahtumaan liittyvien tehtävien sujumista alusta loppuun. Tapahtumanhallinta-alusta sisältää tehokkaita työkaluja, kuten data-analyysin, jotka tuottavat hyödyllisiä tietoja tapahtumanhallinnan tueksi.
CRM:n hyödyntäminen tapahtumanhallinnassa
Tapahtuman järjestäjästä voi joskus tuntua, että ilmassa on liian monta palloa kerralla. Koska muuttujia on paljon, tapahtuman hallinta voi vaikeutua hyvinkin nopeasti. Tapahtumapäällikön täytyy suunnitella ja valvoa meneillään olevia tehtäviä, ohjata ihmisiä ja selviytyä haasteista ja odottamattomista tilanteista. Määräaikojen noudattaminen ja suurten tapahtumien hallinta voi olla kuluttavaa ja stressaavaa.
CRM-teknologian hyödyntäminen voi auttaa tapahtumapäällikköä työn kaikilla osa-alueilla liidien ja mahdollisten asiakkaiden tietojen tallentamisesta aina asiakkaiden kontaktointiin, lipunmyynnin hallintaan ja osallistumisen seurantaan.
Miten CRM voi auttaa tapahtumien hallinnassa?
Asiakkuudenhallintatyökalu (Customer Relationship Management, CRM) on suunniteltu helpottamaan liidi- ja asiakastietojen keräämistä, hallintaa, käyttöä ja analysointia – yhdellä ohjelmistolla.
CRM-tietokannan avulla voidaan hallita varauksia ja mitata tapahtuman kokonaissuoriutumista, mikä on erittäin arvokasta tapahtumanjärjestäjille.
CRM parantaa tapahtumanhallinnan prosesseja ja työnkulkuja – alla on käsitelty tärkeimpiä hyötyjä.
Ajan säästäminen
CRM tallentaa kaikki tapahtuma- ja osallistujatiedot keskitettyyn tietokantaan. Tiedot esimerkiksi osallistujien määrästä, nykyisistä asiakkaista, VIP-henkilöistä ja tehtyjen varausten määrästä tallennetaan automaattisesti, ja ne ovat helposti haettavissa. Tietojen tallentaminen vähentää manuaalisia tehtäviä, säästää aikaa ja estää aikataulun venymisen.
Arvokasta tietoa
Kerättyyn tietoon perustuvien analyysien avulla tapahtumapäällikön on helppo tehdä hyviä päätöksiä, mikä lisää tapahtumisen onnistumisen todennäköisyyttä.
Lisäksi yritykset voivat käyttää tapahtuman aikana kertyneitä tietoja asiakastyytyväisyyden ja muiden tekijöiden selvittämiseen.
Efficyn kaltaisen CRM-työkalun laaja analyysityökaluvalikoima auttaa pitämään tietokannan ajan tasalla.
Lisää konversioita
Kun tapahtumanhallinta integroidaan CRM:n kanssa, tietoja potentiaalisista asiakkaista voidaan kerätä helposti monista lähteistä. Tarkat ja helposti saatavilla olevat tiedot liideistä auttavat parantamaan myyntiä ja markkinointia.
Efficy CRM sisältää ainutlaatuisen markkinointikampanjamoduulin, jota yritykset voivat hyödyntää osallistujien seuraamiseen ja uuden myynnin luomiseen.
Helppokäyttöinen mutta tehokas CRM on hyödyllinen työkalu kaikenlaisten tapahtumien hallinnassa. Efficy CRM sisältää kaikki toiminnot, joita tarvitaan onnistuneen tapahtuman järjestämiseen. Varaa Efficy CRM:n esittely jo tänään.
Kokeile Efficyn CRM-järjestelmää
Varaa ilmainen yksilöllinen demo jo tänään!
