Aurinko paistaa – tuottavuus laskee?

Kun ajattelet kesää, mitä sinulle tulee ensimmäisenä mieleen?

Useimmille kesä tarkoittaa auringonpaistetta, rantoja, ulkoliikuntaa ja grillausta. Fakta on, että tuskin kukaan ajattelee ensimmäiseksi työntekoa.

Liiketoiminnan kannalta tämä tarkoittaa sitä, että työntekijät saattavat olla hieman saamattomia auringon ja lämmön viedessä ajatukset kesäsuunnitelmiin.

Itse asiassa tutkimus osoittaa, että työpaikan tuottavuus laskee kesä-elokuun aikana noin 20 prosenttia.

Useimmat yrittäjät huomaavatkin pohtivansa, miten he voivat motivoida työntekijöitään ja säilyttää hyvän tuottavuuden myös kesäkuukausina.

Työntekijöiden tuottavuuden lyhyt määritelmä

Se, mitä tarkoitamme työntekijöiden tuottavuudella, saattaa vaikuttaa itsestään selvältä. Aiheeseen liittyy kuitenkin joitakin väärinkäsityksiä, joten oikaistaanpa ne ennen kuin siirrymme eteenpäin.

Yleinen väärinkäsitys on, että tuottavuus lasketaan päivän aikana tehtävien asioiden määränä.

Todellisuudessa tuottavuudessa on kyse siitä, että tärkeimmät tehtävät saadaan johdonmukaisesti tehtyä.

Mitattavissa olevien suureiden näkökulmasta työntekijän tuottavuudella tarkoitetaan sitä tuotannon määrää, jonka työntekijä tuottaa tietyn ajanjakson aikana.

Yksinkertainen esimerkki on muurari, joka muuraa 700 tiiltä päivässä. Tämän tyyppistä tuottavuutta voidaan käyttää vertailtaessa tuotantoa toiseen muurariin, joka onnistuu muuraamaan vain 500 tiiltä päivässä.

Toimistotyöntekijöiden tuottavuuden tarkka mittaaminen ja vertailu voi kuitenkin olla vaikeampaa. Jos saatavana on raakadataa, kuten myyntitiimin jäsenen päivittäisten sähköpostiviestien tai puheluiden määrä, sitä voidaan tietenkin käyttää mittarina.

Yleensä on kuitenkin parasta yhdistää määrän ja laadun mittaukset. Myyjän tapauksessa voidaan tarkastella sekä tehtyjen kauppojen tai hankittujen liidien määrää että päivän aikana tehtyjä yhteydenottoja.

Käytitpä sitten raakalukuja tai erilaisten tietojen yhdistelmää, tuottavuuden tarkka mittaaminen on tärkeää – etenkin kesäkuukausina, jolloin tuotannolla on taipumus laskea.

Kuusi vinkkiä henkilöstön tuottavuuden parantamiseen kesällä

1. Laadi suunnitelma

Nyt, kun tiedät tuottavuus voivan laskea kesäkuukausina, voit valmistautua siihen. Sinun tulee toisin sanoen varmistaa, että sinulla on valmis suunnitelma ennen kesähelteiden saapumista.

Suunnittelun aikana sinun tulisi ensisijaisesti varmistaa, että vuosilomat varataan vaaditun ajan kuluessa eivätkä avaintyöntekijöiden ja eri tiimien lomat osu päällekkäin. Myös mahdolliset tuuraajat tulee järjestää hyvissä ajoin etukäteen.

Työmäärän osalta projektien aikataulut on kesäkuukausina suunniteltava tavallista tarkemmin ottaen huomioon mahdollinen tehokkuuden lasku. Avainhenkilöiden lomien vuoksi joudut ehkä priorisoimaan tietyt toiminnot ja tehtävät uudelleen.

2. Salli joustavammat aikataulut

Yksi asioista, jotka kaikkien johtajien ja yrittäjien tulee ymmärtää, on se, että perheelliset työntekijät saattavat tarvita enemmän joustavuutta kesäkuukausina. Usein heidän on huolehdittava koulusta lomalla olevista lapsistaan tiettyinä vuorokaudenaikoina.

Monet yritykset mahdollistavat lastenhoidon ja työn yhdistämisen ottamalla käyttöön joustavat työajat. Myös etä- tai hybridityö voi antaa työntekijöille mahdollisuuden sovittaa työaikataulunsa perhevelvoitteisiin helpommin tuottavuus vaarantamatta.

3. Paranna työintoa ja keskittymistä palkkioiden avulla

Kesäajan tuottavuuden lisääminen voi tarkoittaa, että sinun on muutettava KPI-tavoitteitasi ja tarjottava lisäkannustimia niille, jotka saavuttavat tai ylittävät nämä tavoitteet. Voit esimerkiksi tarjota lisäpalkkioita matalammalla kynnyksellä kuin muina vuodenaikoina varmistaaksesi työntekijöiden keskittymisen.

Älä myöskään unohda huolettoman ja rennon kesätunnelman hyötyjä. Grillijuhlien tai muiden ulkoilmatapahtumien järjestäminen henkilökunnalle voi olla hyvä tapa luoda positiivista energiaa, joka kulkeutuu työntekijöiden mukana takaisin toimistoon.

4. Anna henkilöstön työskennellä fiksummin

Voit parantaa tuottavuutta ottamalla käyttöön uusia teknologioita, työkaluja tai prosesseja, jotka auttavat työntekijöitä työskentelemään vaivattomammin.

Voit esimerkiksi ottaa käyttöön uuden CRM-järjestelmän, joka tekee myyjien työstä helpompaa. CRM-hallintatyökalu, kuten Efficy voi säästää lukuisia työtunteja automatisoimalla suuren määrän tehtäviä, kuten myyntimahdollisuuksien seurannan ja liiditietojen tallennuksen. Tämä parantaa sekä tehokkuutta että tuottavuus. Helpota työntekijöiden työtä ja kasvata liiketoimintaasi Efficyn CRM-ratkaisun avulla. Voit kokeilla sitä maksutta varaamalla esittelyn asiantuntijaltamme.

5. Lisää viestintää

Kesäkuukausina voi olla houkuttelevaa vähentää sisäistä viestintää, koska niin monet ovat lomalla. Tämä on virhe, sillä sisäinen viestintä on henkilöstön motivoinnin ja tuottavuus ylläpitämisen kannalta avainasemassa.

Mitäpä jos tekisit sisäisestä viestinnästä entistä osallistavampaa kesän aikana? Voit pyytää työntekijöitä lähettämään lomakuvia tai kesätarinoita, jotka julkaiset uutiskirjeessä tai yrityksen intranet-sivulla.

6. Lisää taukoja

Saattaa kuulostaa omituiselta, mutta pidempien taukojen salliminen voi itse asiassa parantaa tuottavuutta. Pidemmät tauot antavat työntekijöille mahdollisuuden hallita stressiä tehokkaammin ja palata työpöytiensä ääreen mieli virkeänä. Lääkärien taukojen lisäämistä koskevassa tutkimuksessa huomattiin, että pidempiä taukoja pitävät kirurgit tekivät vähemmän virheitä. Lisäksi taukojen pidentäminen paransi heidän suorituskykyään huomattavasti.

Työntekijät voivat pitkän tauon aikana mennä ulos jaloittelemaan, mikä antaa positiivista lisäpotkua sekä fyysiselle että henkiselle terveydelle. On selvää, että tästä on hyötyä myös työntekijöiden yleisen tuottavuuden kannalta. Sinun kannattaakin ehkä harkita esimerkiksi 10 minuutin taukojen pidentämistä 20 minuuttiin ja kannustaa työntekijöitä lähtemään ulos raittiiseen ilmaan.

Tehosta tuottavuutta tehokkaalla CRM-työkalulla

Kuten edellä olevista kuudesta vinkistä voit päätellä, kesäajan tuottavuuden onnistuneen kasvattamisen salaisuus piilee asioiden tehokkaassa suunnittelussa, joustavuudessa ja työntekijöiden päivittäisten tehtävien helpottamisessa.

Tarkastellaanpa sitten yksittäistä työntekijää, tiimiä tai koko yritystä, tuottavuus kohentuu huomattavasti, kun ihmiset voivat työskennellä tehokkaammin ja taustalla on vankka suunnitelma.

Efficyn kaltainen CRM-ohjelmisto voi auttaa sinua saavuttamaan kesän tehokkuustavoitteesi antamalla käyttöön suunnittelu- ja hallintatyökaluja, tehokkaan tiedonkeruutoiminnon, parannetut raportointiominaisuudet sekä tehtävien automatisoinnin.

Jos olet kiinnostunut kaikentyyppisen tuottavuuden parantamisesta ja haluat nähdä, miten Efficy voi auttaa sinua saavuttamaan tämän tavoitteen, get in touch with one of ota yhteyttä asiantuntijaamme ja varaa esittely.

Lue lisää:

• Kattava opas follow up-sähköpostien kirjoittamiseen