Seitsemän syytä ottaa käyttöön sähköinen allekirjoitus

Paperisista asiakirjoista ollaan nykyään luopumassa.

Paperittomuus on järkevää. Ympäristöystävällisyyden lisäksi on myös helpompaa hallita aineettomassa muodossa olevia asiakirjoja ja hallinnointikulut ovat pienemmät.

Siirryttäessä paperittomiin ratkaisuihin on tärkeää perehtyä siihen, miten toimitaan vaatimusten mukaisesti. Mikäli yrityksesi tai organisaatiosi tulee pystyä tarjoamaan mahdollisuus asiakirjojen allekirjoittamiseen, tarvitset digitaalisen ratkaisun.

Ratkaisun tarjoavat sähköiset allekirjoitukset, etenkin CRM:ään integroituina.

Haluat varmasti tutustua hyötyihin, ennen kuin sijoitat sähköisiä allekirjoituksia mahdollistavaan alustaan. Hyviä uutisia – tämän artikkelin aiheena on juuri tämä.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Digitaalinen tai digitaalinen allekirjoitus ei tarkoita perinteistä allekirjoitusta, käsin kirjoitettua henkilön nimeä.

Sen sijaan sähköinen allekirjoitus muistuttaa enemmän digitaalista ”sormenjälkeä”. Sen avulla voidaan varmistaa, että tietty henkilö on lukenut asiakirjan ja hyväksyy sen sisältämät ehdot. Näin ollen ei ole tarvetta saada fyysistä allekirjoitusta paperille.

Digitaalisissa allekirjoituksissa käytetään vakioprotokollaa nimeltä Public Key Infrastructure (PKI), joka tallentaa ja säilyttää allekirjoitustapahtuman turvallisella, väärentämiseltä suojatulla ja yleisesti hyväksytyllä tavalla. PKI luo ainutlaatuisen algoritmin avulla jokaiseen tapahtumaan kaksi avainta, julkisen ja yksityisen. Avaimet takaavat, että sähköinen allekirjoitus on aito ja varmennettu.

Digitaalisen tai sähköisen allekirjoituksen alustat ja työkalut huolehtivat koko prosessista asiakirjan myöntäjän ja allekirjoittajan puolesta. Sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto tarjoaa PKI:n, ja käytössä on usein suojauskerros varmenneviranomainen (Certificate Authority, CA), allekirjoituksen varmentamiseksi.

Sähköisen allekirjoituksen seitsemän etua

1. Mukavuus

Suurin etu sekä asiakirjan myöntäjälle että allekirjoittajalle on, että prosessi on nopeampi ja helpompi kuin paperiasiakirjojen allekirjoittaminen.

Esimerkiksi monia pankkilainaan liittyviä asiakirjoja voi lukea ja allekirjoittaa verkossa, jolloin lainaajan ei tarvitse käydä pankissa henkilökohtaisesti tai vastaanottaa ja palauttaa paperiasiakirjoja postitse.

Lisäksi innovatiivisimmissa CRM-ratkaisuissa on mahdollista integroida digitaaliset allekirjoitukset ja automatisoida sähköisten allekirjoitusten tallennus ja säilytys.

2. Paperittomuus

Sähköiset allekirjoitukset lisätään digitaalisiin asiakirjoihin ja tallennetaan keskitetysti pilveen tai paikalliseen verkkoon, joten papereita ei enää tarvitse säilyttää eikä tulostaa. Näin sähköiset allekirjoitukset auttavat vähentämään toimistojen säilytystilaa ja ovat ympäristöystävällisiä.

3. Turvallisuuden parantuminen

Sähköinen allekirjoitus on paljon turvallisempi tapa kuin asiakirjojen lähettäminen postitse. Digitodennusjärjestelmiä hyödyntämällä asiakirjojen haltijat voivat olla varmoja siitä, että heidän asiakirjansa vastaanottaa ja allekirjoittaa oikea henkilö.

4. Kattava seuranta

Asiakirjan myöntäjä näkee tarkalleen, ketkä ovat avanneet, allekirjoittaneet ja varmentaneet asiakirjan, mikä on hyödyllistä, kun tarvitaan useiden henkilöiden allekirjoituksia.

5. Maailmanlaajuiset allekirjoitukset nopeasti

Kun allekirjoituksia hankitaan ulkomailla asuvilta, perinteinen tapa voi kestää viikkoja. Sähköisiä allekirjoituksia voidaan pyytää ja antaa sekunneissa millä tahansa laitteella, kuten älypuhelimella ja tabletilla.

6. Ketterämmät työtavat

Sähköisillä allekirjoituksilla tuetaan lean-tyyppistä tai ketterää työnkulkua ja pidetään projektit vauhdissa. Perinteisten allekirjoitusten odottaminen voi hidastaa projekteja tai jopa keskeyttää ne, mikä voi vaikuttaa ratkaisevasti projektin onnistumiseen nopeatempoisessa digitaalisessa maailmassamme.

7. Säästä kustannuksissa

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, sähköinen allekirjoitus voi auttaa yrityksiä ja organisaatioita vähentämään kustannuksia. Rahaa säästyy, kun paperi-, tulostus-, lähetys-, hallinto- ja säilytyskulut pienentyvät. Joissakin tapauksissa sähköinen allekirjoitus voi parantaa etätyöskentelyn mahdollisuuksia, kun fyysisen toimistotilan tarve vähenee.

Miksi yritysten kannattaa integroida sähköinen allekirjoitus CRM-ohjelmistoon?

Asiakkuudenhallintaohjelmisto (CRM) tarjoaa hyödyllisiä työkaluja tiimien yhdenmukaisuuden ja tehokkuuden parantamiseen. Nykyaikaiset myyntiosastot tukeutuvat voimakkaasti CRM-ohjelmistoon, kun ne keräävät ja analysoivat asiakastietoja sekä kokoavat asiakirjoja yhdestä keskitetystä paikasta.

Asiakkuudenhallintaratkaisujen käyttö vähentää huomattavasti hallinnollisia tehtäviä ja säästää myyjien aikaa, jolloin heillä on enemmän aikaa suorittaa myyntiin liittyviä tehtäviä. Kun käytössäsi on innovatiivinen ratkaisu, kuten Efficy CRM, yrityksesi voi myös integroida kolmannen osapuolen työkaluja, mukaan lukien sähköinen allekirjoitus. Sähköisen allekirjoituksen integrointi CRM:ään tuo seuraavat hyödyt:

• Säästät aikaa ja rahaa, kun tarve tulostaa ja skannata paperiasiakirjoja poistuu
• Automatisoit aikaa vievät tehtävät, kuten tarjousten ja myyntisopimusten lähettämisen manuaalisesti sähköpostitse
• Asiakkaidesi on helpompaa vertailla tarjouksia ja allekirjoittaa ne suoraan
• Haet asiakirjat nopeammin
• Lyhennä myyntisykliäsi.

Efficyn yhteistyökumppaneina on kolme sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa: Connective, Universign ja Yousign. Efficyn käyttäjät voivat helposti ja saumattomasti integroida minkä tahansa näistä kolmesta työkalusta ja pyytää sitten turvallisesti allekirjoituksia ja tallentaa kaikki asiakirjat yhteen paikkaan, CRM-kirjastoon.

Anna meidän näyttää, miten voit säästää aikaa ja rahaa integroimalla tehokkaan CRM:n sähköiseen allekirjoitukseen. Varaa Efficy CRM:n esittely, jossa asiantuntijamme kertoo, miten se toimii.

Lue lisää:

• Mikä on tietopankki ja miksi jokainen yritys tarvitsee sellaisen?