Au sein de Vanbreda Risk & Benefits, les logiciels qui peuvent être développés en interne sont gérés par des équipes internes. C’était également le cas pour la solution CRM. Au cours des 20 dernières années, cet outil a été construit et maintenu en interne.
L’investissement et la maintenance continus du CRM ont finalement donné l’idée à l’entreprise d’explorer le marché du CRM. « Avec un système CRM développé par vos soins, vous devez effectuer vous-même les changements pour chaque processus. À un moment donné, vous avez construit un système assez complexe avec des coûts de maintenance élevés », explique Wim De Saegher, responsable de l’approche informatique dans le cadre du projet CRM. « En outre, les possibilités d’intégration sont également limitées, alors que nos gestionnaires de comptes ont besoin de plus de possibilités pour faire leur travail de manière optimale », ajoute Tom Van Britsom, qui est lui responsable du volet commercial.
Abandonner son propre système après 20 ans pour un système externe nécessite sans aucun doute une stratégie bien réfléchie. « D’une part, il y a le soutien qu’il faut créer auprès de la direction, mais aussi au sein du département informatique. D’autre part, nous avons dû réfléchir soigneusement à ce que nous recherchions et attendions exactement d’un système CRM », explique Tom. « Nous connaissions les avantages de « build », mais quels sont les avantages d’un « buy », et surtout, quels sont les avantages de l’achat et quels sont les inconvénients ? »
Au cours d’une réunion avec des directeurs, des consultants en affaires, des gestionnaires de comptes, l’exercice intensif d’analyse des avantages et inconvénients a été fait. Les besoins étaient les suivants : La convivialité, une application web, de préférence mobile, un outil de vente solide pour soutenir les gestionnaires de comptes, et surtout, une solution flexible et rapide. Des critères clairs avec lesquels Vanbreda a pu analyser le marché du CRM.
« En fait, tout s’est déroulé assez rapidement : la réunion a eu lieu en janvier, les premières présentations d’Efficy en mars et nous avons pris notre décision en mai/juin», se réjouit Wim. « Le projet a pu démarrer dès le mois de septembre et nous avons pu passer rapidement à la vitesse supérieure grâce à la disponibilité du gestionnaire de compte d’Efficy ».