Le projet « eBis » a démarré il y a plus de dix ans chez Valens, filiale bruxelloise du groupe Eiffage Benelux, spécialisée en construction et génie civil.

A l’origine, Valens recherchait une solution pour regrouper les multiples Excels et bases de données relatives aux parties prenantes d’un chantier dans un seul outil transversal pour l’entreprise.

Par ailleurs, Valens cherchait à organiser la gestion de ses documents, vu les multiples canaux de communication utilisés à l’époque (fax, lettre et mails principalement).

« Le point primordial est d’avoir une connexion entre l’utilisateur final et l’analyste ou le développeur pour répondre de manière pragmatique au besoin concret en évitant les solutions alambiquées »
Fabian Marion
System Analyst & Quality Coordinator

Un projet en constante évolution

 Ainsi par exemple, notre filiale DE GRAEVE active dans la région de Namur a lancé le trajet d’implémentation d’eBis/Efficy en 2020 », nous détaille Fabian Marion, System Analyst & Quality Coordinator au sein de Valens, également référent et point de contact au sein du Groupe pour eBis/Efficy.

Une autre évolution est le projet « CRM Benelux » au sens strict du terme, initié en 2019. Il faut s’imaginer qu’à la base eBis/Efficy a été implémenté filiale par filiale, de manière indépendante.

 

« Comme nous travaillons majoritairement en B2B sur de très gros projets avec un nombre limité de clients, il était peu utile d’avoir un CRM commun à toutes les filiales au départ.

Il y a 10 ans, avoir une base de contact unique par entreprise était déjà une évolution majeure pour le secteur de la construction. Si toutes les fonctions primaires du CRM étaient utilisées au sein des entreprises, l’outil n’était pas nécessairement vu comme un vrai CRM de gestion commerciale. », explique Fabian.

En 2019, il a été décidé de lancer le projet CRM afin d’utiliser la force d’Efficy pour coordonner les différentes offres entre filiales.

« Nous avions un outil interne de coordination des offres qui faisait double emploi avec eBis/Efficy.

Lorsque cet outil a dû subir une réécriture technique, nous avons décidé de migrer cette fonctionnalité vers eBis/Efficy pour pouvoir profiter de la puissance de la solution », se rappelle Fabian Marion.

C’est aussi dans le cadre de ce projet qu’Eiffage a décidé de passer sur les serveurs Cloud d’Efficy plutôt que de rester on-premise pour faciliter l’unification des bases de données entre filiales ainsi que le déploiement des mises à jour d’Efficy.

Le retour des utilisateurs pour faire évoluer la solution

Les responsables du projet CRM au sein de l’entreprise sont toujours à l’écoute des utilisateurs d’Efficy pour analyser quelles sont les pistes d’amélioration. « Si nous entendons des remarques, nous prenons les commentaires et nous les étudions pour déterminer comment répondre à ces besoins », détaille Fabian.

Ainsi chaque filiale a désigné un « référent CRM ». Chez Eiffage, à la fois les référents et les responsables produits sont des acteurs de terrain qui comprennent les besoins quotidiens des utilisateurs finaux.

Par exemple, Rudy Scherer, qui est à la base du projet eBis chez Valens il y a 10 ans, combine les fonctions de Chief Digital Officer pour Eiffage Benelux à celle de Directeur de Travaux chez Valens.

Cela lui permet d’être très proche et en phase avec les utilisateurs quotidiens d’eBis/Efficy. « Le point primordial est d’avoir une connexion entre l’utilisateur final et l’analyste ou le développeur pour répondre de manière pragmatique au besoin concret en évitant les solutions alambiquées », indique Fabian Marion.

La collaboration entre Efficy et le groupe Eiffage Benelux vécue comme une relation à long terme

Dès le début de la relation il y a déjà plus de 10 ans, les deux parties ont toujours eu l’envie de réfléchir ensemble à la meilleure manière de tirer parti d’Efficy pour les besoins d’Eiffage Benelux. En outre, de la part d’Efficy il y a toujours eu cette volonté de faire un chemin ensemble et de tirer profit des retours d’expérience d’Eiffage Benelux pour ensuite les répliquer sur la version standard d’Efficy.

C’est également pour cette raison qu’il y a toujours ce franc-parler et cette transparence qui existe entre les deux parties. « Au niveau technique nous avons le sentiment qu’Efficy peut encore progresser au niveau de la gestion documentaire, notamment sur le traitement de fichiers volumineux, ou encore le versioning. Nous sommes très exigeants sur ces aspects de l’utilisation d’eBis/Efficy et c’est probablement une requête moins fréquente de la part des autres clients d’Efficy. Mais en termes d’évolution Efficy est dans la bonne voie. Le module de signature électronique par exemple est un véritable enjeu actuel et donc très important pour nous.

C’est grâce à ce genre d’évolutions constantes que nous sentons qu’Efficy reste toujours au contact des problématiques qui se présentent et que nous voyons notre collaboration de manière sereine pour l’avenir », conclut Fabian.

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